Основи організації бізнесу

6.1. Особливості інформації при прийнятті рішень у бізнесі

В процесі підприємницької діяльності реалізуються функції управління, які потребують прийняття рішень та інформаційних комунікацій. Склад і обсяг визначається багатьма чинниками. Головні з них це специфіка бізнесу, його мета, необхідна точність інформації, періодичність одержання інформації, способи фіксації інформації та інше.

Управління бізнесом забезпечується великою кількістю рішень, що складають строгу ієрархію. За характером керуючого впливу рішення ділять на традиційні та ситуаційні. Для традиційних рішень характерна повторюваність, висока стабільність кола завдань, з яких вони приймаються, визначеність наслідків реалізації, традиційність методів розробки рішень. Для ситуаційних рішень характерним є великий їх різновид, випадковий характер виникнення завдань, необхідність використання широкого спектру спеціальних методів розробки рішень, та необхідність оцінки їх ефективності за допомогою значної кількості критеріїв, часто суперечливих. При прийнятті ситуаційних рішень виникають наступні умови:

- вирішення ситуації в бізнесі для відповідного ринку є строго обов’язковим та практично не може бути скасованим та передорученим;

- як правило, для прийняття рішення та його реалізації об’єктивно визначені терміни (дефіцит часу);

- прості та легкі рішення виключаються, так як у більшості вони приймаються з приводу відсутності або малої кількості необхідних ресурсів (дефіцит ресурсів);

- прийняття або неприйняття рішень містить в собі цілком очевидні загрози для бізнесу (присутність ризику);

- існує значна кількість можливих варіантів вирішення ситуацій з яких необхідно вибрати один раціональний варіант.

Темпи сучасного бізнесу та прийняття рішень диктують необхідність оперативної обробки інформації. І це завдання вирішують інформаційні системи. Базисом будь-якої інформаційної системи є програмне забезпечення, яке включає прикладні й системні програми, а також операційну систему. Прикладні програми вирішують інформаційні завдання, орієнтовані на конкретних користувачів. Системні програми управляють прикладними, забезпечують взаємодію в мережах: передачу команд, завдань, контроль передачі інформації, виправлення помилок і т.п.

Операційна система управляє системними програмами й, як правило, усією інформаційною системою. Створення інформаційної системи — складний процес, що припускає рішення наступних завдань:

- технічних — вибір типу комп’ютера й периферійних обладнань, визначення обсягу оперативної й зовнішньої пам’яті й інших параметрів;

- програмних — вибір або створення програмного забезпечення;

- лінгвістичних — вибір зручної для користувача машинної мови;

- організаційних — добір персоналу для обслуговування інформаційної системи;

- інформаційних — відпрацювання методики введення, зберігання, пошуку і видачі інформації.

Сучасний користувач — не програміст (у тому числі підприємець) діє в зручному для нього інформаційно-оперативному середовищі, яке дозволяє обробляти різноманітну за видом й змістом інформацію в єдиному комплексі, який називається інтегрованою системою обробки інформації.

Електронний офіс дозволяє розв’язати цілий ряд проблем, до числа яких відносяться:

- організація електронної пошти із застосуванням телетайпа, факсу;

- планування і контроль діяльності (підготовка зустрічей, нарад, нагадування, автоматичне розсилання листів і т.п.);

- виправлення помилок у текстах, складених різними мовами (російською, англійською та ін.);

- організація ефективної системи негайного сповіщення (про попит і пропозицію товарів і послуг та ін.);

- контроль доступу, захист даних і забезпечення конфіденційності інформації.

Таким чином, кожна традиційна функція одержує нове, більш ефективне втілення.

Створення електронного офісу починається з освоєння текстового редактора — сервісної програми, за допомогою якої текст виводиться на екран дисплея й коректується, дані організують у вигляді таблиць і форм документів, тексти або таблиці заносяться на магнітний диск і при необхідності викликаються на екран або принтер.