Основи організації бізнесу

6.2. Економічні інформаційні системи в бізнесі

Для бізнесу великий інтерес представляють банки економічної інформації, значна частина якої раніше була недоступна або збиралася час від часу і з великими трудозатратами.

Припустимо, ви маєте намір укласти угоду з якоюсь фірмою, і прагнете знати, хто фактично нею володіє, з ким насправді буде укладений контракт, кому принесе дохід розташоване замовлення і т.д. Хоча формально фірма незалежна, серед власників її акціонерного капіталу може виявитися інша фірма, що володіє контрольним пакетом акцій і, скоріш за все, контролює політику вашого контрагента. У свою чергу, ця інша фірма, також формально незалежна, може фактично належати комусь ще і т.д. Виявлення фактичного власника завжди було досить вигідної формою економічної діяльності, однак розквіту воно досягло лише з появою банків даних.

Нині десятки фірм пропонують свої послуги у відстеженні структури власності, без чого будь-який підприємець або менеджер виявляється сліпим у виборі союзників і в боротьбі з конкурентами. Так, контрольний пакет акцій італійської фірми «Фіат» з кінця 1960- х pp. тримає американська компанія «Дженерал моторе». Ця обставина, ймовірно, не була суттєвою У той час, коли укладався контракт на будівництво заводу в Тольятті. Але тепер, коли об’єднання АВТОВАЗ одержало право виходу на зовнішній ринок, воно набуло нового значення.

Серед американських фірм, що займаються збором інформації про структуру власності, найбільшою популярністю користується компанія «Дан і Бред- Стрит», заснована в 1841 р. У ній зайнято 54 тис. працівників Компанія має філії в 26 країнах.

Друга за значимістю американська фірма того ж профілю — «Мур ! Предикаст» — має систему із шести баз даних, що містять річні огляди, про¬гнози, статистику, результати аналізу ринку.

У Західній Європі найбільш відомі компанії «Хоппенштедт» (Німеччи на) і «Інформєйшн сервісіз» (Великобританія).

Японці шанобливо ставляться до інформації, тому часто пояснюються їхні успіхи на світовому ринку. Представники японських фірм збирають будь-які відомості, які можуть прояснити ринкову ситуацію, що склалася,— навіть фотографії машин і устаткування, магнітофонні записи конференцій і семінарів. Фірми виписують величезну кількість економічної та технічної літератури.

Кожна японська фірма, що має торгівельні зв’язки із закордонними компаніями, має власну інформаційну мережу. Ці мережі в цілому настільки розгалужені, що у випадку ускладнення міжнародної обстановки до їхніх послуг звертаються працівники дипломатичних служб та інших урядових установ.

Японський досвід — лише один з показових прикладів того, яку роль інформація відіграє у виробничій сфері. Не менш яскравий приклад — практика великих американських підприємств. Близько 70% з них наймають менеджера для управління інформаційними ресурсами. У його веденні знаходиться не тільки обчислювальний центр, але й усі без винятку інформаційні служби, які не просто обслуговують інші підрозділи, але організують потоки інформації в самостійну цілісну систему.

На 79% підприємств США сформовані в цей час так звані інтегровані інформаційні системи, що досягається установкою терміналів на всіх Робочих місцях і масовим освоєнням навичок роботи з персональними Комп’ютерами.

У Західній Європі першим (в 1976 р.) увів посаду інформаційного менеджера автомобільний концерн «Бе-Ем-Ве» (BMW). У розпорядження цього менеджера були передані обчислювальний центр, усі програмісти, yсі служби організаційно-планової інформації. Усього в його підпорядкуванні опинились 650 постійних працівників і 450 програмістів, що працюють за разовими договорами. При загальній чисельності зайнятих 52 тис. чол., це не так уже й багато, хоча й не мало.

Фірма «Сіменс» з ініціативи відділу методів планування і управління вивчила можливості прискорення інформаційних процесів на підприємствах фірми. Дослідження показали, що обіг інформації можна прискорити в середньому вдвічі. Особливу економію часу дає перехід до діалогу з банком даних.

Наприклад, при ручній обробці інформації оформлення заявки включало дев’ять операцій: заповнення форми, відправлення її у відділ документації, витяг документів з архіву, обробка даних, копіювання, обрізка, оформлення у відділі документації, формування комплекту із заявок і копій, повернення до початку у випадку помилки. На кожну операцію йшов день. Разом — дев’ять днів.

Перехід до діалогу з банком даних зменшив число операцій до шести: введення особистого номера й пароля, вибір формуляра й ключових слів, виклик даних на екран і обробка, друк й перевірка інформації, повернення до другої операції (якщо допущена помилка) або стирання пароля й особистого номера (якщо помилки немає). Вони займають шість хвилин. Виходить, продуктивність праці зросла (при однозмінній роботі) в 720 раз (в 9 робочих днях 4320 хв).

Звичайно, дев’ять днів на одержання документа з архіву це забагато, якщо із заявками й документами постійно працюють. Але за результатами дослідження, проведеного у фірмі «Сіменс», 95 % часу і заявки, і документи перебувають без руху.

Вартість надання комерційної довідки про фірму залежно від регіону (країни близького зарубіжжя, Західна Європа, США, Канада, Азія) і строку надання послуги коливається від 40 до 720 дол. США.

На жаль, у цей час навести довідки про закордонного партнера значно простіше, ніж роздобути дані загальних відомостей про українського контрагента.

Найважливішим класом інформаційних систем є економічні інформаційні системи (ЕІС).

До основних функцій ЕІС належать:

- збір і підготовка економічної інформації для її наступного введення в систему;

- введення вихідних даних, що відбивають основні параметри об’єкта управління;

- вирішення завдань економічного характеру, спрямованих на підтримку характеристик системи на заданому рівні;

- виконання операцій, внутрішньо обумовлених функціонуванням самої ЕІС.

Найважливішими принципами побудови ефективних ЕІС є;

- розумна централізація — більшість операцій перетворення даних зосереджується в одному або декількох центрах, оснащених комп’ютерами, що дозволяє знизити собівартість операцій і одночасно створює передумови для інтеграції обробки;

- системність — дані обробляються в різних розрізах, щоб отримати інформацію на всіх рівнях і у всіх функціональних системах управління;

- комплексність — автоматизують усі процедури перетворення інформації на всіх стадіях (одержання, збір, реєстрація, передача, зберігання, обробка, вивід інформації й ухвалення рішення, тобто вироблення управляючих впливів).

При створенні ЕІС основними є аналіз і синтез циркулюючої інформації, під якою в самому загальному змісті розуміють відображену різноманітність явищ, фактів, процесів, що мають місце в реальній системі. Аналіз інформації дозволяє виділити основні проблеми, вирішені дослідниками й проектувальниками ЕІС; побудова моделей ЕІС; аналіз структур даних; оптимізація розміщення інформації в пам’яті системи; організація зберігання, коректування й перетворення даних ЕІС; визначення раціональної структури й функцій ЕІС; вибір ЕІС, ефективних в умовах ринкової економіки.

У цей час практикується два принципово різні підходи до побудови ЕІС. Перший підхід зводиться до того, що потоки інформації й алгоритми її перетворення вибудовують виходячи з існуючої системи управління, другий припускає розробку «ідеальної» системи управління без врахування особливостей існуючої. На наш погляд, необхідно поєднувати обидва підходи.

Для економічної інформації характерні більші обсяги, багатократне повторення циклів одержання й перетворення у встановлених часових межах, значна питома вага логічних операцій обробки й порівняльна простота математичної обробки.

Структурно економічна інформація складається з показників — параметрів об’єкта управління, що контролюються та характеризуються найменуванням і значенням. Показник формується із сукупності реквізитів, що має закінчений вагомий зміст і споживчу вартість.

Реквізит — це логічно неподільний елемент показника, що співвідно- ситься з певного властивістю відображеного об’єкта або процесу. Кожний показник складається з одного реквізиту-підстави, що визначає кількісну сторону об’єкта або процесу й значення показника, і одного або декількох рек візитів-ознак, які характеризують якісну сторону й найменування показника

Складання рефератів з врахуванням заданого набору ключових слів завдання складне і у практичному, і в теоретичному відносинах, але в його актуальності поступово переконується усе більше фахівців, тому немагі сумніву, що рано або пізно його буде вирішено.

Описаний підхід прийнятний для банків даних зі змінним складом к ристувачів. Для постійного їхнього кола застосовують так звані конферен ційні системи. Кожний користувач працює як би в режимі незупинної на уково-виробничої конференції. Інформаційні повідомлення, що надходять у базу даних, перетворюються в стандартну форму й відразу ж передаються, тим, кого сама конференційна система вважає необхідним ознайомити зі змістом повідомлення.

Правила функціонування системи визначають не тільки сферу інтересів кожного користувача, але й категорію джерел, від яких йому дозволено одержувати інформацію. Якщо в інформаційній системі з’являється повідомлення із забороненою адресою, то система цілком здатна повідомити його автору: «Ви не маєте повноважень передавати повідомлення даному адресатові».

Крім того, у системі враховується гранична кількість повідомлень, переданих одній особі. Потік інформації відфільтровується з метою не допустити інформаційного перевантаження користувача.

Ідея створення конференційних систем була підказана практикою складання так званих мемо, документів, що прижилися в американському діловому житті і не мають аналогів у вітчизняному.

Мемо (скор, від memorandum) — розгорнута службова записка, що не потребує ухвалення негайного рішення. Автор документа попросту повідомляє свою точку зору й підкріплює її аргументами. Саме традиція обміну мемо й викликала до життя «Іквал» (EQUAL) — внутрішню інформаційну систему фірми «Ай-Ві-Ем», що працює за принципом постійно діючої конференції.

Перспективним вважається аналіз взаємин між учасниками електронних конференцій. Наприклад, один читає праці іншого, а той — ні, контакт стає однобічним. Подібні факти дозволять, не прибігаючи до опитування, удосконалювати роботу інформаційних систем.

Загалом, постійне звертання системи до користувача з питаннями вижило себе. Комп’ютери в недалекому майбутньому стануть вгадувати, що потрібно людині.

Конференційні системи зближають банки даних з електронною поштою. Колись дві сфери людської діяльності, нині принципово різні,— переписка й одержання інформації із друкованих джерел — зіллються в одну, якщо вдасться дозволити протиріччя між індивідуалізацією кожного повідомлення, типовою для переписки, і масовим характером інформації, що поставляється друкованими виданнями й іншими засобами комунікацій.

У західних фірмах практикується регулярне автоматичне складання оглядів поточної преси, хоча подекуди цим зайняті не комп’ютери, а люди. Наприклад, у німецькій компанії «Люфтганза» один співробітник регулярно складає щоденний огляд преси на 10 сторінках. У фірмі «Дойч шелл» двоє співробітників щодня з ранку до полудня становлять короткий, на дві сторінки, прес-бюлетень. У відомому «Коммерцбанку» група з 12 людей з раннього ранку й до 11 годин робить 15-сторінкову добірку інформації з газет.

Досить істотна ймовірність інформації. При використанні обчислювальних засобів, що володіють можливостями логічного висновку, фахівець має право зажадати від комп’ютера оцінити ймовірність отриманої інформації, привести аргументи за та проти її істинності.

Економічна інформація може розглядатися на різних рівнях: синтаксичному, семантичному й прагматичному.

Синтаксичний рівень аналізу дозволяє абстрагуватися від змісту інформації й рівня її корисності. Він розглядає відносини між знаками системи економічних даних і характер цих відносин. На синтаксичному рівні встановлюють правила побудови певних груп даних, документів, показників і т.п.

На семантичному рівні аналізуються вагомі характеристики інформації з метою усунення багатозначності висловлювань. Вивчення даних на семантичному рівні не припускає аналізу їх цінності для управління.

Прагматичний аспект розгляду пов’язаний із цінністю, корисністю інформації для вироблення правильного управлінського рішення. Із цієї точки зору аналізують споживчі властивості інформації.

Перший рівень відповідає сприйняттю зовнішніх структурних характеристик, тобто синтаксичної сторони інформації, другий рівень — формуванню понять і відображень, виявленню змісту інформації і узагальнення, третій безпосередньо пов’язаний із практичним використанням інформації, відповідністю ЇЇ цільової функції діяльності системи.

Інформація в ЕІС є і предметом, і продуктом праці, тому від її якості суттєво залежать ефективність і якість функціонування системи.

Якість інформації можна визначити як сукупність властивостей, що зумовлюють її використання для задоволення визначених відповідно до її призначення потреб.

Можливість і ефективність використання інформації для управління визначаються такими її споживчими показниками, як репрезентативність змістовність, повнота, доступність, актуальність, своєчасність, стійкість точність, ймовірність, цінність.

Інформація цінна, оскільки вона сприяє досягненню поставленої мети Та сама інформація може мати різну цінність, якщо її розглядати з точки зору різних споживачів. Цінність інформації, таким чином, прямо залежить від мети, яку ставить перед собою її споживач.

Ефективність інформації в значній мірі визначається її корисністю й цінністю. Перша якість випливає із властивості задовольняти практичні потреби людини. Корисна та інформація, яка дає конкретний ефект сьогодні, сприяє ухваленню правильного рішення. Цінність також має інформація, що дає об’єктивні уявлення про предмет вивчення. Друга властивість, таким чином, визначає характеристику, яка втримується в об’єктивності, адекватності інформації сутності явищ, що відображаються. Корисність більш конкретна. Цінність може визначитися не обов’язково сьогодні, а корисність нерідко проявляється й у самий момент збору інформації, її переробки або ухвалення рішення.